こんにちは、坂井建設 働き方デザイナーの渡辺です。 今日は、無駄な時間やコスト削減についての「あるある」についてお話したいと思います。

 

コスト削減しているつもりがコスト大

ちょっと書類が必要になって、使おうと思ったら見当たらない…

1. とりあえず、部下に聞いてみる 上司「◯◯様の書類どこに置いた？」
2. 部下「それ部長が先日使ってましたよ」
3. 上司「そうだったっけ？ちょっと机探してみてよ…そうだ！もしかしたら、Aさんに渡したかも！」

こんな光景よくあるのではないでしょうか？

自分だけではなく、周囲も巻き込んで探しものを行い、最終的に出てくるのは高く積まれた書類の中から… また書類だけでなく、写真素材や提案資料など、とにかく色々な物がどこにあるかわからない状況って日常的に起こっているのではないでしょうか？ この時間って不要な時間だということは皆さんご認識いただけると思います。

文具メーカー「コクヨ」の調査によると、一般的なビジネスマンは年間150時間の探し物をしているというのです。 1日8時間勤務だと仮定すると年間約19日、年間260日勤務すると仮定すると1日約35分も探し物をしている計算になります。

この時間を省けたら…そう皆さん考えるのではないでしょうか？

1. ・断捨離をしよう
2. ・整理整頓しよう
3. ・データを全部クラウド化して紙レスにしよう

概ね改善策として一度は考えてみたことがあるのではないでしょうか？ 弊社でも紙レスやデータのクラウド化は取り組んでいますが、その中で特に意識していることを本日はお話させていただきます。

 

コスト削減もやり方次第で逆効果…

「紙レスも考え方次第でコスト大」

紙はなるべく印刷しない、するなら裏紙で！ ペーパーレスや、コスト削減でよくある考え方です。

ちなみに裏紙で印刷することでどのくらいのコスト削減なのか？ これは坂井建設の場合です。

坂井建設で使っているコピー用紙を一枚あたりに換算してみました。

1. A4 1枚あたり0.62円
2. A3 1枚あたり0.71円
3. B5 1枚あたり0.54円

 

例えば、裏紙をコピー機で使う場合によくある光景ですが

1. 自分「今から裏紙で印刷するのでみんな印刷待ってね！」
2. 同僚「え〜契約書を印刷してたのに…もう…」
3. 自分「え〜またやり直しじゃん…」

こんなやり取りがされていたり、裏紙に使ってはいけない紙を使って再印刷したり… これは果たして、必要な時間なのか？ コスト削減が、コスト大になってないか？ そんなことをよく感じます。

例えばこれを日常に例えると以下のようなシチュエーションと同じです。 100円の卵が特売で10個1パック90円なので、隣町のスーパーに自転車で片道30分かけて買いに行く！ 通常よりも10円安い！ 仮に主婦の時給が950円だったと仮定した場合30分かけて10円の節約をしたことになりますから、475円のコストをかけて 10円の節約を得たことになるわけです。

気持ち的には大満足！「やった感」はあると思いますが、これが会社だったらどうでしょうか？ 人的コストと節約できたコストは費用対効果はどうなんでしょうか？これってとても大事なことです。 そうなればそもそも紙を印刷しないことのほうが重要ではないでしょうか？

何の為に印刷するのか？なぜファイリングする必要があるのか？ なかなか費用対効果ってトータル的に考えられないものです。 なんとなく無意識にやっている業務、前からやっているからそのままやっている業務って結構あると思います。

・そもそも紙を印刷しないこと ・コピー機の契約内容と機種を変更する（印刷代を安くする） 小さなことかもしれませんが、見方が変わらなければ業務の流れは変わりません。 上記のような発想の転換は、社内の働き方改革を行っていく上でとても大切です。

 

目的意識を持ってもらうこと！は改善を大きく進化させる

業務の改善や生産性の向上はなぜ必要なのか？

1. ・お客様に良いサービスを提供する為
2. ・会社のビジョンの為
3. ・目標を達成する為
4. ・仕事とプライベートの充実為

様々あると思います。 まずは、今の業務がどんなものがあってどんなやり方なのか？チームごとでもいいので 業務の棚卸しをやってみることをオススメします。

その際にその業務は何が目的でなぜこのやり方なのか？第三者に見てもらうことも重要です。

坂井建設では、働き方改革していくためのチーム「働き方LAB（通称 : ハタラボ）」があり、各部署から1名づつ選抜されたメンバーが集まっています。

月に1度1時間のミーティングとチャットを活用して改善を行っています。必要な際は必要なメンバーだけが集まり 適宜相談を行い方針の確認や、改善に工夫を加えます。

各部署からメンバーを集めている理由ですが、実際、現場を見ることでしか気づかないこと、 逆に知らないからこそ客観的に見れること。そんなディスカッションをしながら、優先順位とテーマを決めて 改善に取り組んでいます。

下記はテーマを面白く表した一例です。

1. ・さようならEXCEL
2. ・脱！捜し物時間
3. ・真のペーパーレス化

など単に改善を行うのではなく、楽しんでできること、ゲーム性をもたせることで 改善のリーダーであるLABのメンバー達に目的意識を持ってもらい取り組んでもらっています。

西川きよし師匠の言葉に 「大きなことはできませんが、小さなことからコツコツと」 というものがあります。

働き方改革も同じように小さなことがやがて大きな歯車を動かし業務の改善、 生産性の向上につながって行くのだと思います。

その歯車を動かしているのは、社員達です。 社員のモチベーションを、あげられる環境をつくることもまた 生産性の向上の大きな要素ではないでしょうか？ 御社はどうでしょうか？ちょっと違った視点から自社の状況を見るだけでも 課題が見えてくるかもしれません。

 

本日のまとめ

1. ・コスト削減もやり方次第で逆効果…裏紙は本当に削減なのか？
2. ・人的コストも考える。自社でやってもコストはかかる
3. ・なぜその業務がそのやり方なのか？一度客観的に見れる状況をつくる

 

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以上渡辺でした。